導入企業も増加、「電子契約書」とは？
2023/06/28
最近はリモートワークも定着し、企業では様々なものがデジタル化しています。その流れを受けて、企業間での取引においても電子契約が増えてきています。契約にまつわる作業は作成から押印、管理など多岐に渡り、紙面の契約書では締結まで時間がかかったり、押印のためだけに出社しなければならないこともあります。電子契約ではこういったデメリットを無くすことができますが、一方で注意しなければならない点も。
今回は、電子契約をするメリットや電子契約で注意すべき点などについてご紹介します。
（写真素材：photo AC）
電子契約書とは？
電子契約書とは、紙面で取り交わされていた契約書にかわり、電子データによって作成・保存・管理する契約書のことです。なお、電子契約は「電子データ」であるため、正確には「電子契約書」ではなく「電子契約」と書きます。
書面の契約書は、通常、パソコンで作成後に印刷し、契約当事者の双方が「署名押印」あるいは「記名押印」することで契約締結とします。
一方、電子契約は、紙に印刷することなく、メールなどで契約書を送付して内容を確認します。そして、署名や押印ではなく「電子署名」のうえ契約を締結します。
＜書面契約と電子契約の違い＞
電子契約の作り方は？
電子契約の作り方は、電子契約サービスを利用する方法と、自社で環境を整えて作成する方法の2つがあります。
電子契約サービスを利用して電子契約書を作成します。 電子契約サービスとは、月額課金制などで利用できる電子契約書を作成する専用のサービスです。
多くはクラウド型のソフトであり、締結済みの電子契約書はクラウド上で保管・管理できる仕組みとなっています。 クラウド上で電子契約書を保管すれば自社のローカル環境で保管しなくてもいいので、ネット環境さえあればどこでも書類を確認できます。
電子契約サービスは利用せずに、自社で電子証明書を発行して電子契約を結べる環境を整える方法です。
しかしこの方法で電子契約書を作成するにはITシステムの整備が必要な場合もあり、労力がかかるのでおすすめできません。セキュリティ対策やサーバーの管理など自社で環境を整えることは、相当ハードルが高いため、電子契約サービスを利用することが一般的です。
電子契約の作り方に決まりはありませんが、法定書類として認められるためには、「e-文書法」の要件を満たす必要があります。
★e-文書法とは？
民間事業者等に対して法律によって書面（紙）による保存が義務付けられている様々な文書を、電子文書による保存を容認する法律のことです。対象となるのは、各種帳簿類、議事録、注文書、見積書、契約申込書、報告書、名簿、個人情報、各種記録文書、領収書など、会社法や商法などに基づき、民間企業において保存義務のある法定文書です。なお、e-文書法に基づき電子化する場合は、電子化の申請や税務署長の承認などは不要です。
具体的な要件は各府省により異なりますが、おおむね①見読性、②完全性、③機密性、④検索性の4要件が共通して適用されます。なお、電子契約サービスは、下記の要件を満たしているため特に気にする必要はないでしょう。
電子データ化した契約書をディスプレイに表示し、プリンターで印刷できる状態で、かつ内容を明瞭に読み取れる状態に保つことです。ディスプレイ表示時や、印刷時にも情報を問題なく確認できるよう調整が必要でm特殊な装置がないと表示されなかったり、印刷ができないものは認められません。
文書の内容が改ざんされたり、電子データが消去されたりせず、安全な状態で保存されることです。契約書の保存期間を過ぎるまで、データが消失・破損しないようバックアップ体制を整えたり、文書の改ざんや削除などされないようログが残るようにしたり、安全な環境で保管しなければなりません。
情報漏えいや外部から閲覧されないように、十分な対策を講じられていることです。契約書をはじめとした重要書類は、文書を閲覧する権限のない外部の人間による不正アクセスや、外部からのサイバー攻撃などを受けたりしないよう、万全なセキュリティ対策を講じ、いつ、誰がアクセスしたかを把握できる状態を徹底する必要があります。
電子データを検索できるようにしておくことです。データ化された書類は、必要に応じて探し出し速やかに提示できなければ、文書がないことと同じとみなされます。書類が大量にある場合は、情報を整理して検索性を高め、容易に探し出せるように管理する必要があります。
電子契約のメリットは？
電子契約には、紙の契約書にはない様々なメリットがあります。
紙の契約書の場合、トナー代、インク代を含む印刷代や封筒など郵送代、事務作業の人件費、ファイル代や書棚のスペースの賃料といった保管に要する費用など、多くの経費がかかります。
電子契約では、パソコンとインターネット環境がすでにある場合、電子契約サービスの利用料以外のコストがかかりません。電子契約に移行することで、印刷や製本、郵送といった作業が不要になり、その分、契約書に関わる作業時間も減るため、そういった事務経費のコストを削減できます。
契約書を作成した場合には、契約の種類と金額によって、印紙税を納めなければなりません。契約金額が1億円超～5億円以下の請負契約書ともなると、10万円の印紙税がかかります。
電子契約書は、印紙税の対象である「契約書や領収証などの紙媒体の文書」にあたらないため、印紙税がかかりません。契約書を多く作成する企業では、大幅なコスト削減が可能です。
契約書を紙で作成する場合、印刷・製本をし、記名、押印、印紙を貼り、相手方に郵送、相手から受け取ると、契約締結までにいくつもの手間や工数をかけなければなりません。また、手続きがどの段階にあるのかもわかりにくく、契約締結後も契約書の原本はわかりやすいように保管し、更新時期についてもそれぞれ管理するなど、さまざまな作業が必要です。
電子契約であれば、契約書をメールなどで送付して、オンライン上で署名するだけで良いため、事務手続きの多くを省略でき、契約締結までの時間を格段に短くすることができます。さらに、契約締結後の管理もサーバー保管で台帳などを作る必要もなく、契約更新の確認漏れもチェックできるため、業務効率化をアップさせることができます。
契約書は7年間保管しなければならないと法律で義務付けられているため、契約書を受け取った後も、契約書ファイルなどに綴って、台帳などに記入するなどして管理する必要があります。紙の契約書の場合、文書を物理的に保管する必要があるため、事務所内のスペースを割かれます。
電子契約書は自社サーバーやサービス提供会社のデータセンター、クラウドサーバーに保管できるので、書面契約のような保管スペースが不要。その分のスペースを有効活用することできます。
電子契約の注意点は？
電子契約には大きなメリットがありますが、導入にあたってはいくつか注意点もあります。
契約は相手ありきの行為です。電子契約に切り替えるには相手から電子契約利用の同意を得なければなりません。しかし、文書の保管体制などの問題から、電子契約への移行はスムーズにいかないケースも考えられます。
多くの契約は電子契約が有効ですが、契約の種類によっては「書面で作成しないと有効にならない」「特別な理由から書面交付義務が課されている」といった理由から、電子契約に移行できないものもあります。
たとえば定期借地契約、定期借家契約、訪問販売など特定商取引法によって書面交付が義務づけられる契約など。法令等により書面の交付が義務づけられている種類の契約で、電子契約書を作成してしまうと無効になってしまいます。
電子契約の導入にあたっては、電子契約サービスを利用するのが一般的ですが、利用するには料金がかかります。サービスやプランによっては、月数千～数万円もしくは10万円以上となる場合もあり、ランニングコストがかかります。
いかがでしたでしょうか？
従来は書面の交付が必要であった契約も次々と電子契約が可能になっており、社会全体として電子契約への対応が進められています。また、昨今のリモートワークの普及から電子契約での取引も増えてきており、今後一般化していくと考えられます。
電子契約に切り替えることで契約締結までにかかる時間を短縮できるほか、契約書に関わる様々なコスト削減、業務効率化アップなどに繋がります。
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